Assalamualaikum Wr Wb
Salam Sejahtera Bagi Kita Semua
Tak akan lama lagi tahun 2017 akan kita songsong, lalu apakah yang telah dipersiapkan untuk menghadapinya? Strategi apa yang akan dilakukan untuk dapat mensukseskan program yang telah dan akan dilaksanakan di tahun depan.
Dalam tulisan kali ini, saya ingin membahas mengenai penguatan pengawalan, monitoring dan evaluasi program kerja. Hal ini kiranya dapat menjadi arahan bagi setiap lembaga untuk melangkah di tahun depan dan mengokohkan jalan yang dilalui tahun ini.
Hingga tahun 2017, Yayasan terus memfokuskan diri pada pencapaian tiga program utama, yang terdiri dari program Academic Excellence, kedua Academic Sustainability, dan School Quality Improvement.
Pada program 2017 ini, terdapat perbedaan pada program yang dikhususkan untuk kemandirian Akatel Jakarta dan ST3 Telkom Purwokerto bernama Academic Maturity. Seiring dengan improvement yang telah dilakukan kedua lembaga tersebut, maka diganti menjadi Academic Sustainability.
Program utama menjadi kiblat bagi seluruh lembaga untuk membuat program kerja. Untuk itu dalam proses perencanaannya hendaknya diformulasikan secara smart. Sehingga program yang dijalankan selaras dengan tujuan atau target Yayasan.
Dengan kiblat yang sama, maka Seluruh lembaga di bawah naungan Yayasan memiliki satu target sasaran yang sama yaitu pencapaian 3 program utama. Diharapkan dalam setiap program kerja yang dibuat, baik itu di internal Direktorat atau Unit, maupun antar Direktorat dan Lembaga harus ada keselarasan, terdapat link & match di dalamnya.
Sehingga meski dari lembaga yang berbeda kita semua menuju arah yang sama. Ini adalah formula dasar untuk meniti jalan di tahun depan. Dengan perencanaan program kerja yang kokoh maka, langkah selanjutnya akan lebih mudah. (Strategic Formulation).
Setelah program kerjanya tepat sasaran, maka selanjutnya adalah bagaimana mengimplementasikannya (Strategic Implementation). Dalam tahap ini, pimpinan memiliki peranan yang sangat penting, bahwa impelentasi program harus dikawal dengan baik, dipastikan bahwa semuanya on the track. Apa yang sudah direncanakan harus dapat dijalankan sesuai dengan tujuan atau target yang akan dicapai.
Keberhasilan sebuah program tentunya haruslah terukur yaitu melalui monitoring dan evaluasi (Strategic Evaluation&Control/SEC). Tahapan-tahapan ini telah dilakukan di tahun 2016, namun di tahun 2017 mendatang perlu dikuat kembali karena masih banyak yang belum singkron.
Mengapa tahapan perencanaan, pengawalan, monitoring dan evaluasi program kerja ini menjadi perhatian Yayasan. Karena setiap lembaga memiliki kontribusi yang besar untuk dapat membawa Yayasan ini pada kesuksesannya.
Untuk itu penguatan pengawalan, monitoring dan evaluasi program menjadi hal yang mutlak untuk dilakukan dengan berlandaskan pada kualitas, biaya dan waktu penyelesaian. Karena YPT berbasis ICT, maka pengawalan, monitoring dan evaluasi pun menggunakan bantuan sistem. Aplikasi yang telah berjalan dan digunakan salah satunya yaitu KM Online, yang sudah mulai digunakan pada triwulan ini.
Dengan penguatan pengawalan, monitoring dan evaluasi program ini semakin menyokong tahun kualitas yang dicanangkan oleh YPT. Peningkatan mutu menjadi perhatian Yayasan, seperti keterbukaan dan transparansi dari sisi keuangan melalui Internal Consulting dan dari sisi kualitas diwajibkannya seluruh lembaga untuk menjalankan prosedur ISO.
Dari alat bantu sudah sangat memadai, baik itu dari sisi proses kerja ataupun kualitas, itu adalah fondasi yang telah dibuat. Sekarang, di atas fondasi tersebut pimpinan lembaga bekerja menjalankan rencana yang telah dibuat kemudian dikontrol dengan sebaik mungkin.
Mari tingkatkan kinerja organisasi atau lembaga, lakukan improvement secara berkelanjutan untuk YPT yang semakin baik di tahun depan.
Wassalamualaikum Wr Wb
Dwi S. Purnomo
